في كل مرة أبدأ مشروعًا جديدًا كمستشار أعمال وتسويق رقمي، يكون أحد الأمور الأولى التي أقوم بتنفيذها أو تحسينها هو نظام الرد الآلي للشركة، فهو مكون أساسي في مجال التسويق والمبيعات. ولكن إذا لم تستفد بعد من نظام الرد الآلي أو لا تستخدم واحدًا مع أخذ المبيعات والتسويق بعين الاعتبار، فقد لا يكون من السهل أن ترى مدى ملاءمته لعملك على نطاق أوسع وبصورة أكبر. سوف أعرض نظرة عامة سريعة عن بعض الفوائد أدناه.
ما هو نظام الرد الآلي؟
يستخدم الرد الآلي مع نظام الهواتف في الشركات حيث يقوم بتوجيه المتصلين إلى القسم أو الشخص المناسب دون الحاجة إلى موظف استقبال مباشر.
تختلف القدرة والتقنية بناءً على مزود الخدمة والمنتج. ورغم ذلك، تعمل معظم أنظمة الرد الآلي مثل نظام الرد الصوتي التفاعلي، ولكن بدلاً من قبول المطالبات الصوتية، ينتقل المتصلون إلى الوجهة الصحيحة بناءً على إدخال لوحة المفاتيح. كما يتيح هذا النظام للموظفين تحويل المكالمات بين الوكلاء.
تعتمد بعض الشركات على نظام الهاتف PBX الذي يسمح للمؤسسة بإدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة كما يسمح بالاتصال داخليًا داخل المؤسسة. ومع ذلك، أصبح استخدام نظام الرد الآلي الحديث جزء من نظام الهاتف VOIP وغالبًا ما يقترن بخدمات أخرى مثل المكالمات الصادرة والمكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو وتسجيل المكالمات وما إلى ذلك.
5 طرق لاستخدام الرد الآلي بشكل فعال في التسويق والمبيعات
من المحتمل أنك استخدمت أنظمة الرد الآلي لاستفسارات خدمة العملاء وهي رائعة لذلك. بالإضافة إلى أنها تعد مصدر قوة عندما تُستخدم في مجال المبيعات والتسويق أيضًا. لنلقي نظرة!
- ستوجه خدمة الرد الآلي المتصلين بك إلى الشخص الصحيح
عندما يتعلق الأمر بالمبيعات، فإن عامل الوقت هو الجوهر. إذا تم ترك العملاء قيد الانتظار لفترة طويلة جدًا أو تم تحويلهم مرات عديدة، سوف يؤدي ذلك إلى خسارتهم. تتأكد أنظمة الهاتف الجيدة من وصول كل عميل محتمل إلى الشخص المناسب بسرعة.
بشكل أساسي، يمكن توجيه مكالماتك الواردة إلى أقسام مثل الدعم الفني وخدمة العملاء والمبيعات. ومع ذلك، قد يكون لديك أيضًا موظفين معينين داخل كل مجموعة يتعاملون مع أنواع المكالمات الفردية مثل معاملة جديدة مقابل عملاء حاليين، ومن الممكن أن يكون لديك أعضاء فريق متخصصون في منتجات أو خدمات مختلفة. ستحتوي قائمة الرد الآلي الأكثر تفصيلاً على فئات تعمل على تتبع المتصلين بسرعة في هذه المواقف أيضًا.
تستخدم العديد من الشركات أيضًا موجهاً لدليل الأسماء في أنظمتها. يسمح هذا للعملاء المحتملين بإعادة الاتصال بمندوبي المبيعات الذين لديهم بالفعل علاقة معهم مما يسرع الجدول الزمني للمبيعات. كما يعد الأمر أفضل لخدمة العملاء أيضًا، لأنه يقلل من احتمالية احتياج العميل المحتمل إلى تكرار المعلومات الأساسية.
- توفير تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
لدى معظم الشركات “ساعات عمل اعتيادية” من الإثنين إلى الجمعة. قد لا تشارك عملائك بالضرورة تلك الساعات، وقد يكون لديك عملاء في مناطق زمنية مختلفة أيضًا. يمكن أن تكون هذه مشكلة إذا كان عملك يوفر فقط خيار بريد صوتي عام بينما يتوقع العميل المحتمل معاودة اتصال فورية.
باستخدام الأنظمة الأساسية، يمكنك التبديل بسهولة بين رسائل البريد الصوتي. لذلك سيعرف العملاء المحتملون ما إذا كنت ستتصل بهم مرة أخرى على الفور أو في يوم العمل التالي. تستطيع الأنظمة الأكثر تعقيدًا تبديل ترحيب الرد التلقائي تلقائيًا بناءً على التاريخ والوقت. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للبعض الاتصال تلقائيًا بالهاتف الخلوي للتغطية على مدار الساعة أو الاتصال بهواتف متعددة في وقت واحد.
يعتبر هذا أمرٌ جيد للعديد من المؤسسات الضخمة والتي تهدف إلى تحسين خدماتها، إلا أنه كبير جدا على الشركات الصغيرة والناشئة التي تعتمد على إتمام كل عملية بيع ممكنة.
- تقليل وقت الانتظار
تخيل لو أنك تستطيع زيادة مبيعاتك على الفور بنسبة 15 بالمئة بأقل جهد ممكن. سوف تشعر بالسعادة، أليس كذلك؟ هذا هو ما يعنيه تقليل أوقات الانتظار لأن حوالي 15 بالمائة من المتصلين يغلقون المكالمة في 40 ثانية، في حين أن متوسط وقت الرد يزيد قليلاً عن دقيقة، وفقًا لـ ifbyphone.
لا يمكنك إنهاء عملية بيع إذا لم تتمكن من التحدث إلى العميل المحتمل، لذلك من الضروري توجيه العملاء المحتملين إلى المكان الصحيح قبل أن تمر 40 ثانية. للقيام بذلك، يمكنك تعيين مطالبات الرد التلقائي لتضمين خيار قائمة يوفر معلومات أساسية مثل ساعات العمل وخيارات الخدمة الذاتية أو تضمينها في الترحيب. وبطبيعة الحال، ستعمل أيضًا على تقليل أوقات الانتظار من خلال التوجيه السريع وضمان وصول المتصلين إلى الشخص المناسب لتلبية احتياجاتهم في المحاولة الأولى. أخيرًا، يمكنك إعداد نظامك لتقديم خيار ترك رسالة بدلاً من الانتظار. بهذه الطريقة، لن يفوتك أي عميل محتمل، حتى لو لم تتمكن من الاتصال به بالسرعة التي تريدها.
- زيادة الكفاءة
من السهل أن ترى كيف يمكن لنظام الرد الآلي أن يعزز الكفاءة من خلال توجيه المكالمات المناسب ومعالجة الأسئلة الشائعة، ولكن عند إقران امتداد أو خط خاص بنص مخصص للرد التلقائي، يمكن أن يصبح هذا النظام مندوب مبيعات رقمي أيضًا.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تدير حملات تسويقية رقمية تستفيد من أنظمة تتبع مكالمات متقدمة بأرقام هواتف متعددة لتحديد مصدر كل جهة اتصال. يرى العميل المحتمل اعلانًا على محرك البحث، ينقر عليه ويقرأ صفحة هبوط تتحدث عن احتياجاته، ثم يتصل بالرقم الذي يراه على الصفحة. بناءً على هذا التفاعل وتتبع المكالمات والتوجيه الصحيح، يمكن للعملاء المحتملين أن يسمعوا على الفور المعلومات ذات الصلة بالرسالة التي شاهدوها بالفعل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لموظف المبيعات الذي يتلقى الاتصال أن يعرف بالضبط ما الذي دفع العميل المحتمل إلى أخذ الإجراء، والمنتجات والخدمات التي يهتم بها، وأي عروض قد شاهدها.
هذا أيضًا من شأنه أن يساعد فريق التسويق على زيادة الكفاءة في النهاية لأن نظامك مرتبط ببعضه البعض. وسيكون لدى الفريق التتبع والتحليلات لمعرفة الحملات التي تؤتي ثمارها حتى يتمكنوا من زيادة حجمها والتخلي عن الحملات الأقل فعالية أو تعديلها.
- تعزيز صورة الشركة
غالبًا ما يكون الرد الآلي هو نقطة الاتصال الأولى لأحد العملاء المحتملين، لذلك يمكن أن يكون له تأثير كبير ودائم على رضا العملاء. بالإضافة إلى التفاصيل الفنية الموضحة هنا، يمكنك أن تعطي ردك الآلي تفاصيلاً أكثر احترافية من خلال توظيف مواهب صوتية وتضمين موسيقى الانتظار للمساعدة في نقل الصورة التي تريد أن تمتلكها علامتك التجارية.
الحصول على المساعدة بخصوص نظام الرد الآلي وزيادة فعالية التسويق الخاص بك
يتلاءم نظام الرد الآلي مع النظام الإيكولوجي للمبيعات الواردة ليتمكنوا من مساعدة استثماراتك في المبيعات والتسويق على تحقيق المزيد من عائد الاستثمار. ولكن عندما تبدأ في النظر في جميع الخيارات مثل التكنولوجيا التي يجب استخدامها وكيفية دمج الرد الآلي بنظامك الهاتفي وأدوات مثل إدارة علاقات العملاء والتحليلات، فقد يصبح الأمر مربكًا. ومع ذلك، هذا شيء أفعله بانتظام وهو أحد الحلول العديدة التي أجلبها كمستشار أعمال وتسويق. إذا كانت لديك أسئلة حول كيفية سير العملية أو تريد أن تزيد من مستوى شركتك، فيمكنك الاتصال بي للحصول على استشارة مجانية.
