يُعد الاستثمار في حل عالي الجودة لإدارة المشاريع أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها من أجل فريقك الإبداعي. سيسمح لك ذلك بالبقاء متزامنًا ويزيد معدلات نجاحك بنسبة تصل إلى 400٪ وفقًا للبيانات الواردة في CoSchedule.
هناك العديد من أدوات تخطيط المشاريع، لكن ليست جميعها مناسبة لفِرق التسويق. سأوضح لكم في هذه المقالة ما الذي يجب البحث عنه عند اختيار واحدة من الأدوات وسأقدم لكم نظرة عامة سريعة على بعض من أفضل أدوات إدارة المشاريع التسويقية المتاحة حاليا.
لماذا تحتاج إلى برامج إدارة مشاريع التسويق
عندما تلاحظ كيف يحول برنامج إدارة مشاريع التسويق عملياتك اليومية ونجاحك، فسوف تتساءل كيف كنت تعمل بدونه من قبل. سوف يساعدك على:
- أن تكون وتظل منظمًا: سيكون لديك مكان مخصص لكل شيء لتتمكن من معرفة مكان جميع الأشياء.
- الالتزام بالمسار: سيمكَنك من معرفة مكانك أنت وفريقك في أي وقت والتحكم في المواعيد النهائية بسهولة أكبر.
- رؤية الصورة بشكل واضح عند التخطيط: ستكون قادرًا على اكتشاف العقبات قبل ظهورها.
- إدارة الموارد بشكل أكثر فعالية: في لمحة، ستعرف أعضاء الفريق الذين يعملون بأقصى حد أو أعلى أو أقل من طاقتهم.
- التعاون بسهولة أكبر: توفر العديد من المنصات مزامنة في الوقت الفعلي للمستندات وأدوات الاتصال، لذلك يعمل فريقك كوحدة متماسكة دون الحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني باستمرار.
- إدارة مشاركة الملفات بشكل أفضل: يمكنك التخلص من الإعدادات الفوضوية لـ DropBox و Google Drive و OneDrive. يمكن الاحتفاظ بجميع الملفات مع مهامهم ومشاريعهم.
- تبسيط سير عملك: تتضمن العديد من البرامج أدوات لتتبع الوقت وإدارة المشاريع والتواصل ومشاركة الملفات والأدوات المالية، بحيث يمكنك العمل في مكان واحد وغالبًا ما توفر المال عن طريق التخلص من الأدوات الإضافية. كما أن الأتمتة مهمة جدًا أيضًا في هذا الصدد.
ما الذي يجب البحث عنه في أدوات إدارة مشروع التسويق الخاص بك
لا يعمل فريق التسويق لديك تمامًا مثل الفريق الموجود في الميدان أو حتى مثل الفِرق الأخرى في شركتك. من الطبيعي أن يكون هناك بعض الاختلاف، ويجب أن تفعل ما يناسبك بشكل أفضل. ومع ذلك، لتلبية الاحتياجات المتنوعة للفِرق المختلفة، فإن كل منصة تتعامل مع إدارة المشروع بشكل مختلف قليلاً وتقدم أدوات فريدة. فيما يلي بعض الميزات التي يجب البحث عنها:
- لمحات عامة عن المشروع: يجب أن يتمتع أعضاء الفريق بدرجة معينة من الشفافية، لمعرفة كيف يؤثر العمل الذي يقومون به على المشروع ككل.
- أدوات التعاون: يُعد تنزيل المستندات والعمل محليًا أمرًا فوضويًا للفِرق. أنت لا تعرف أبدًا ما إذا كان لديك أحدث إصدار أو إذا كنت تتراجع عن القيام بعمل شخص آخر. توفر العديد من الأدوات التعاون في المستندات والمراسلة أثناء المهمة أو المشروع، لذلك يكون من السهل العثور على المعلومات.
- التحديثات في الوقت الآني: لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة، يجب أن ترى على الفور التغييرات في المستندات والاشعارات والرسائل.
- تتبع الحالة: تجعل الحالات القابلة للتخصيص والقدرة على التصفية حسب الحالة من السهل رؤية ما يعمل عليه الأشخاص ومدى قرب إنجاز المهام.
- عملية المراجعة والموافقة: في بعض الأحيان، يكون من الممكن تجاوز أدوات الموافقة باستخدام تتبع الحالة وأدوات تعاون الفريق. ومع ذلك، يمكن للعملية أن تكون أكثر بساطة عندما يمنح أصحاب المصلحة الموافقة الرقمية بدلاً من كتابة الملاحظات ذهابًا وإيابًا.
- تدفقات عمل قابلة للتخصيص: ستوفر الوقت والمال من خلال تدفقات عمل قابلة للتخصيص، مثل الإشعارات التلقائية وإعداد التقارير وإنشاء المهام.
- طرق عرض قابلة للتخصيص: يعمل الجميع بشكل أفضل بطريقة مختلفة. علاوة على ذلك، قد تختلف الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل اعتمادًا على المهمة التي تقوم بإنجازها. ابحث عن البرامج التي تقدم مخططات غانت (Gantt) أو الجداول الزمنية أو التقويمات للحصول على نظرة عامة، بالإضافة إلى التخطيطات والقوائم التي تشبه بطاقة كانبان (Kanban) من أجل التركيز على مشاريع ومهام محددة.
- التقارير: سيساعدك التتبع القوي للوقت والتحليلات المستندة إلى المشروع على إدارة الموارد بشكل أفضل والتغلب على المعوقات.
- التكامل وقابلية التوسع: اختر البرامج التي تعمل بشكل جيد مع المنصات والأدوات الأخرى. قد لا تحتاج إليها على الفور، ولكن من المحتمل أن تجد أنه عندما تبدأ في العمل بشكل أكثر سلاسة مع المنصة الجديدة لإدارة مشروعك التسويقي، ستكتشف العديد من الطرق المختلفة التي يمكنك استخدامها لأتمتة العمليات وتبسيطها.
أشهر 12 أداة لإدارة المشاريع التسويقية
نظرًا لأن كل فريق وكل عضو في الفريق يمكنه استخدام نفس أداة إدارة المشروع بشكل مختلف، فلا توجد أداة أفضل من أخرى. لكن يجب عليك إلقاء نظرة على الميزات المختلفة المعروضة ومقارنتها من أجل تحديد الميزات التي تناسب عملياتك واحتياجاتك.
1. Asana
Asana هي أداة رائعة لإدارة المشاريع والتي غالبًا ما تتواجد في القوائم المختصرة لدى مسوقين. إنها إحدى الأدوات القليلة التي تدرك حقًا أن الناس يعملون بشكل مختلف وتوفر عددًا كبيرًا من الطرق لعرض المعلومات وإدارة العمل. في حين أن جميع الأدوات تقريبًا تقدم إدارة المهام وإدارة المشاريع، فإن Asana تميز نفسها من خلال توفير المحافظ. يمكنك استخدام أدوات إدارة المحافظ الخاصة بـ Asana إذا قمت بتنسيق عمل أقسام متعددة داخل شركتك، مثل تطوير المنتجات والمبيعات والتسويق أو إذا كنت ترغب في تقسيم عمل التخصصات المختلفة، مثل إنشاء الفيديو وتطوير/تصميم الويب، الدفع لكل نقرة، تحسين محركات البحث، التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي والمحتوى المكتوب. يمكنك أيضًا استخدامها إذا كنت مسؤولاً عن الإشراف على عدة مواقع أو فرق.
ومع ذلك، فهذه الأداة ليست قوية مثل الأدوات الأخرى في بعض المجالات. حيث لا تحتوي على محرر مستندات أصلي لتبسيط التعاون أو تتبع وقت العمل، وتتضمن أدوات إعداد تقارير محدودة قليلاً مقارنة بالأدوات الأخرى.
Basecamp .2
Basecamp هي أداة أخرى تظهر في العديد من القوائم المختصرة. في حين أنها توفر العديد من الاحتمالات فيما يتعلق بإدارة المشروع، فإن Basecamp تتميز من خلال التعاون. على سبيل المثال، تحتوي على تطبيق مراسلة يسمى Campfire، حيث يمكن للمديرين أتمتة الأسئلة المتكررة لفريقهم. هناك أيضًا ميزة عرض العملاء التي تجعل من السهل مشاركة تفاصيل محددة مع أصحاب المصلحة الخارجيين. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان لديك شركاء علامة تجارية، أو برامج إحالة متبادلة، أو تسويق مشترك مع شركات أخرى : ربما تريد دعوة العلامات التجارية ذات الصلة للمشاركة في حلقات دراسية شبكية والحصول على موافقتهم على موارد التسويق قبل إطلاقها.
إنه أيضًا أحد أبسط البرامج، لكنه ليس مجاني. كما أنه يفتقر إلى الكثير من الميزات التي تمتلكها البرامج الأخرى، وليس هناك الكثير مما يمكنك فعله لتكييف البرنامج وفقًا لاحتياجاتك.
Brightpod .3
من المحتمل أن تظهر Brightpod في عمليات البحث التي تجريها أيضًا، حيث إنها مصممة خصيصًا لفرق التسويق. كما أنها سهلة الاستخدام وتوفر وظائف رئيسية مثل المهام ومحطات الإنجاز وسير العمل. يتم تقسيم العمل إلى كبسولات، وسيكون لكل كبسولة مديرها الخاص.
غير أنها موجهة أكثر نحو وكالات التسويق، حيث تركز بشكل أساسي على أشياء أخرى مثل تتبع الوقت للفوترة المناسبة لعملاء مختلفين، بدلاً من وظائف إدارة المشروع مثل المهام الهرمية.
Clarizen .4
Clarizen عبارة عن منصة رائعة توفر الكثير من المعلومات عالية المستوى لمدير المشروع. تقدم لوحة القيادة التنفيذية جميع أنواع المقاييس، بما في ذلك بيانات التكلفة والتذاكر المفتوحة والدليل التفصيلي المرئي للمنتج وأداء المشروع وغيرها.
لهذا السبب، تعد منصة Clarizen حلاً جيدًا للشركات، ولكنها ليست بديهية أو سهلة الاستخدام تمامًا مثل بعض الحلول الأخرى المصممة للتعاون. كما أنها لا تتوفر على الكثير من الأدوات الخاصة بالتسويق وتفتقر إلى عمليات الدمج الأصلية.
Filestage .5
إذا كانت لديك عملية مكثفة للموافقة على المواد التسويقية، أو إذا طلبت بانتظام من أصحاب المصلحة الرئيسيين مراجعة المحتوى قبل نشره، فقد تكون Filestage هي الأداة التي تبحث عنها. تتيح لك هذه المنصة تحميل المستندات والصور، بالإضافة إلى ملفات الصوت والفيديو، وتسمح للمراجعين بالتعليق على الملف بعدة طرق، لذلك يكون من السهل معرفة التغييرات المطلوبة.
إنه أمر رائع في هذا الصدد، ولكن هناك أدوات أخرى يمكنك اللجوء إليها إذا كنت تبحث عن برنامج أكثر توجهاً نحو المساعدة في تتبع قائمة مهامك التي لا نهاية لها.
Mavenlink .6
Mavenlink هي أداة أخرى من المحتمل أن تصادفها. يتم تقديم هذه المنصة كأداة لإدارة المشاريع والموارد للشركات في قطاع الخدمات المهنية، بما في ذلك فرق التسويق.
مع أخذ ذلك في الاعتبار، تم تصميمها لإعطاء منظور أوسع في إدارة المشروع، حيث تتضمن عناصر مثل ميزات الميزانية والقدرة على المشاركة مع أشخاص خارج الفريق. لكنها تفتقر إلى بعض الميزات الخاصة بالمهام التي تتيح لك إدارة الأمور بشكل أفضل على مستوى دقيق. ولذلك يجب أن تتكامل مع أدوات أخرى مثل SalesForce و Google Workspace لسد بعض هذه الثغرات.
ProofHub .7
إذا كنت تبحث عن منصة لإدارة المشاريع التسويقية تعمل كمكتب افتراضي، فيجب أن تكون ProofHub في قائمتك المختصرة. تتيح لك هذه المنصة تصور عبء العمل الخاص بك بعدة طرق مختلفة (جدول أو قائمة المهام، كانبان، غانت، التقويم)، كما تسمح لك بتخزين المستندات والتحقق منها. تتوفرأيضًا المنصة على مكان مخصص للدردشة والإعلانات، بالإضافة إلى القدرة على إنشاء لوحة التحكم الخاصة بك مع “اعرض لي”. يمتلك مديرو المشاريع تحكمًا قويًا في إمكانية عناصر المنصة لمن يرغبون في ذلك، بالإضافة إلى تتبع الوقت وإعداد التقارير والتكامل وغيرها.
يمكن القول أن الجانب السلبي لمنصة ProofHub يتمثل في فوترة هذه الأداة التي تختلف قليلاً عن غيرها. في حين أن معظم المنصات تتقاضى رسومًا عن كل مستخدم أو لكل مستوى، فإن ProofHub تتقاضى رسومًا عن كل ميزة. هذا يعني أنه يمكنك الحصول على أي شيء تريده فقط من المنصة وعدم الدفع مقابل الميزات التي لن تستخدمها أبدًا، ولكن يمكن أيضًا أن يجعل تقدير التكاليف الخاصة بك أكثر صعوبة، خاصة إذا لم تستخدم أبدًا أداة لإدارة المشروع ولست متأكدًا من الميزات التي سوف يحتاجها فريقك بالفعل من أجل استخدامها.
Teamwork Projects .6
تعد Teamwork Projects منصة أخرى قوية وشاملة، حيث تتيح لك إدارة المهام بتفاصيل رائعة أثناء دمج عناصر مثل تتبع الوقت وإدارة الموارد وإعداد التقارير. كما أنها تساعد في إدارة المحافظ، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا إذا كنت تحاول تقسيم التسويق إلى فئات على أساس التخصص أو نوع المادة.
من المهم معرفة أن منصة Teamwork Projects هي جزء من حزمة Teamwork. بينما يمكنك استخدامها بمفردها، فقد تحتاج إلى شراء منتجات أخرى لـ Teamwork من أجل الحصول على الميزات التي توفرها المنصات الأخرى في منتجهم الأساسي، مثل الدردشة والتعاون في المحتوى. ومع ذلك، فإنها تتضمن أيضًا منصة مخصصة لإدارة علاقات العملاء والدعم مصممة للتكامل بسلاسة، مما يجعلها اختيارًا جيدًا إذا كنت تخطط للنمو ولا ترغب في الحصول على منتجات مجزأة.
Trello .9
تأسست منصة Trello في عام 2011، وهي واحدة من أكثر المنصات رسوخًا في هذه القائمة. على الرغم من أن الشركة لم تنشئ لوحات كانبان، إلا أنها بالتأكيد قامت بنشرها على نطاق واسع. وبطبيعة الحال، هذا هو المكان الذي يتألق فيه المنتج حقًا. كل ما تحتاجه لمهمة أو مشروع فإنه يتواجد داخل البطاقات، حيث يمكنك تعيين البطاقات وإنشاء قوائم داخلها وإرفاق ملفات ومناقشة المهمة أو المشروع على البطاقة وما إلى ذلك.
ومع ذلك، فإن Trello ليست منصة شاملة. يمكنك حل مشكلات مثل عدم وجود عملية الموافقة عن طريق إنشاء قوائم لكل خطوة موافقة أو عدم وجود تعاون مضمّن في المستندات من خلال الاستفادة من Google Workspace و Google Docs. لكن قد لا تكون هذه المنصة هي الحل بالنسبة لك إذا كنت لا تحبذ استخدام كانبان أو كنت بحاجة إلى المزيد من أدوات إعداد التقارير.
Workamajig .10
إذا كنت تحبذ فكرة نظام الكل في واحد، فقد تكون منصة Workamajig مناسبة لك. حيث تشتمل هذه المنصة على إدارة المشروع وكذلك إدارة علاقات العملاء والتمويل. على الرغم من أن أدوات Workamajig للكفاءة وإعداد التقارير قد تكون مصممة بشكل أكبر لاستخدام الوكالات، إلا أنها يمكن أن تساعد أقسام التسويق في زيادة ميزانيتها وإنشاء تدفقات عمل مبسطة وتحسين عائد الاستثمار. كما أن لوحات المعلومات قابلة للتخصيص حسب الوظيفة، ولها ميزات إدارة مهام قوية مثل التدقيق والموافقة.
قبل بضع سنوات، أصدرت الشركة إصدارًا محدثًا لم يتقبله المستخدمون بشكل جيد، نظرا لوجود أخطاء فيه. على الرغم من أنه تم القضاء على تلك الأخطاء إلى حد كبير منذ ذلك الحين، لا يزال الإصدار المحدث يحتوي على منحنى تعليمي معين وقد لا يكون مثالياً لأولئك الذين لم يستخدموا نظام إدارة المشاريع من قبل.
Workfront .11
تم إطلاق منصة Workfront في الأصل في عام 2001 باسم AtTask، وهي أحد أفضل حلول إدارة المشاريع للمسوقين، بحيث تحقق أهدافًا تفشل المنصات الأخرى في تحقيقها، مثل تحديد الأولويات. كما تقدم لوحات معلومات بديهية للمشروع تجعل من السهل رؤية جميع البيانات المتعلقة بالمشروع في لمحة، بما في ذلك المهام الفردية والموظفين المعينين لهم والتواريخ وتقدم المشروع. كما أنها تتكامل مع العديد من البرامج الأخرى بما في ذلك Salesforce و Slack و Google Workspace.
على الرغم من تصنيف Workfront بشكل جيد عموما، إلا أن إنشاء المهام وإدارة المشاريع قد يكون أمرًا مربكًا في بعض الأحيان. وعلى الرغم من أن البرنامج يتيح لك إجراء المناقشات ومشاركة المستندات داخل المهام، فليس من السهل دائمًا العثور على المحتوى الذي تبحث عنه. مع وضع ذلك في الاعتبار، قد لا يكون مثاليًا للشركات التي تستخدم أداة إدارة المشاريع الخاصة بها لمعظم أنشطة التعاون والمشاركة.
Wrike .12
لأكون صادقًا، Wrike هي أحد المنصات المفضلة لدي. إنها الحل الذي أختاره عادةً عندما تقوم الشركات بتوظيفي كمستشار تسويق رقمي. يكون العمل فيها أمرًا بديهيًا جدًا بمجرد إتمام الإعدادات فيها، وتميل كل الفرق إلى التكيف معها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، تمنحك درجة عالية من التحكم في السماح برؤية العناصر لمن تريد، وهو أمر مفيد إذا كنت ترغب في دمج فريق داخلي مع مواهب خارجية.
كأداة تعاون، تقدم منصة Wrike خيارات مثل التواصل داخل المهمة، مشاركة المستندات، عمليات الموافقة ومحرر أصلي لتتبع طلبات التغيير والإصدارات. تتضمن المنصة أيضًا على أكثر من 400 تكامل مع برامج مثل Salesforce و Marketo و Google Workspace، لذلك من السهل الحفاظ على كل شيء متكاملًا معًا.
إذا كان هناك عيب كبير في المنصة، فقد يكون السبب راجع بالأساس إلى خطأ ما خلال إجراء الإعدادات. حيث لا يكون إنشاء مهام سير العمل والقوالب بطريقة منطقية وتبسيط العمل وتسهيل عملية التتبع أمرًا سهلاً دائمًا إذا لم تكن قد قمت بإجراء الإعدادات المناسبة من قبل.
هل تحتاج إلى مساعدة خبير في العثور على برنامج إدارة المشاريع المناسب؟
إذا كانت المنصة لا تلبي احتياجاتك أو لم تكن سهلة الاستخدام، فيمكنها بالفعل خلق المزيد من الفوضى لأن فريق التسويق الخاص بك سيكون مشتت. لذا، على الرغم من أنني أقدر منصة Wrike شخصيًا، إلا أنني لا أوصي بها بشكل عام. بدلاً من ذلك، أعتقد أنه من المهم اختيار أفضل ما يناسبك أنت وفريقك. إذا كنت قد اطلعت على كل الأدوات التي اقترحتها في هذه المقالة وما زلت غير متأكدًا من الأفضل بالنسبة لك، فيمكنك الاتصال بي لمناقشة ذلك أثناء الاستشارة المجانية.
